Sobre la empresa
Brother International es una empresa con más de 100 años de experiencia en el mercado, reconocida por su capacidad para innovar y mejorar continuamente sus procesos internos. Con un enfoque en ofrecer soluciones tecnológicas avanzadas, Brother decidió emprender un viaje hacia la agilidad para mejorar la eficiencia interna de su equipo.
El desafío
A medida que Brother continuaba su crecimiento y enfrentaba una demanda creciente, surgió la necesidad de optimizar su flujo de trabajo. Proyectos importantes, aunque no urgentes, quedaban sin ejecutar, y el equipo se veía sobrecargado por reuniones prolongadas. Entre los principales desafíos se encontraba lograr una mayor visibilidad del estado de los proyectos, mejorar la priorización de tareas críticas y aumentar la flexibilidad del equipo para adaptarse de manera ágil y eficiente a los cambios, garantizando una respuesta más rápida y efectiva a las necesidades de sus clientes.
Implementación del tablero Kanban
Para gestionar mejor su flujo de trabajo, se presentó a los asistentes el tablero Kanban, lo cual les permitiría:
- Visualizar el trabajo en progreso: Se implementó un tablero Kanban que ofrecía transparencia total del trabajo en curso. Las tareas fueron organizadas en columnas como: Por hacer, En proceso, Bloqueado, Finalizado.
- Limitar los trabajos en curso (WIP): Se establecieron límites en la cantidad de tareas que podían estar «En proceso» simultáneamente, reduciendo los cuellos de botella y mejorando el enfoque en completar tareas antes de iniciar nuevas.
- Tener reuniones de seguimiento: Se instauraron revisiones diarias para ajustar las tareas bloqueadas y redistribuir recursos según el progreso del equipo.
- Mayor flexibilidad y adaptabilidad: La visualización clara del proceso permitió al equipo ajustar prioridades en tiempo real, mejorando la comunicación y la capacidad de respuesta ante cambios imprevistos.
Implementación del Método MoSCoW
Brother también adoptó el método MoSCoW para establecer una priorización clara:
- Qué es MoSCoW: Este método clasifica las tareas en cuatro categorías.
- Must have (Debe tener): Tareas imprescindibles para el éxito del proyecto.
- Should have (Debería tener): Tareas importantes, pero no críticas.
- Could have (Podría tener): Tareas opcionales que agregan valor si se completan.
- Won’t have (No tendrá por ahora): Tareas pospuestas o no realizadas en este ciclo.
Resultados Obtenidos
Tras la implementación de Kanban y MoSCoW, Brother logró:
- Mejora en la eficiencia: La visualización del flujo de tareas y la limitación del trabajo en curso resultaron en una reducción significativa en los tiempos de entrega y un aumento en la productividad del equipo.
- Priorización clara: MoSCoW eliminó la ambigüedad en la priorización, enfocando al equipo en las tareas más críticas y aumentando la satisfacción del cliente.
- Mayor transparencia: La metodología Kanban proporcionó una visibilidad completa del trabajo en progreso, permitiendo decisiones informadas más rápidas.
- Flexibilidad ante el cambio: Ambos sistemas permitieron a Brother adaptarse rápidamente a nuevos requisitos y situaciones imprevistas.
Conclusión
Brother International ha transformado su flujo de trabajo y ha experimentado un impacto positivo en su desempeño general. La combinación de la visualización ágil de Kanban y la priorización estratégica de MoSCoW ha sido fundamental para:
- Mejorar la eficiencia: Reduciendo cuellos de botella y entregando proyectos con mayor calidad.
- Fomentar una cultura ágil: Estableciendo las bases para un entorno de trabajo más adaptable y proactivo frente a futuros desafíos.
Siguientes Pasos para Brother
Para continuar en su camino hacia la excelencia, Brother tiene la oportunidad de:
- Explorar metodologías ágiles adicionales: Como Scrum, para proyectos más complejos que requieran una planificación a largo plazo.
- Capacitación continua: Invertir en el aprendizaje de sus equipos en estas metodologías, asegurando la agilidad y eficiencia en todos los proyectos futuros.